Policy kontra procedur
Policyer och procedurer är två ord som ofta talas om i alla organisationer. De är oerhört viktiga och ingen organisation kan arbeta i avsaknad av policyer och rutiner. Men det finns så många likheter i de två begreppen att många ofta använder orden omväxlande, vilket inte är korrekt. Den här artikeln syftar till att belysa skillnaden mellan policy och procedur så att alla som arbetar i en organisation inte kan ha någon förvirring mellan de två.
Policy
Du måste ha läst begreppet politik i samband med att en regering har en utrikespolitik eller en ekonomisk politik på plats. Detta ger en fingervisning om vad en policy är. Det är faktiskt en vägledande princip som sätts på plats för att ge riktning till de anställda i en organisation. I en regeringssammanhang är det den riktning i vilken en viss avdelning eller departement bör gå framåt för att uppnå sina mål. Den fungerar som vägledning i beslutsfattande under olika omständigheter. Denna policy ligger alltid inom ramen för alla organisationers uppdrag och mål och fastställs vanligtvis av högsta chefer i alla organisationer.
I en organisation kan policyer också förstås som skrivna eller oskrivna uppförandekoder och även regler enligt vilka verksamheter ska genomföras för att uppnå organisationens mål. I alla organisationer finns det policyer som hänför sig till varje aspekt av systemet, oavsett om det är anställda, arbetskultur, arbetssätt, affärsförbindelser, fakturering och redovisningsmetoder eller företagets säkerhet. Dessa policyer hålls på plats för att organisationen ska fortsätta att fungera smidigt och utan några problem. Det skulle bli tot alt kaos i vilken organisation som helst om det inte finns någon policy på plats. Föreställ dig bara kaoset vid en trafiksignal om den inte fungerar.
Procedur
När du går i en kemilektion berättar läraren allt om ett ämne, men det är när du praktiskt tillämpar kunskapen som du fått i ett labb som du inser vad som behöver göras vid vilken tidpunkt. Det är som att lära sig om alla delar av en bil som koppling, bromsar och styrning i en körskola och sedan tillämpa all kunskap man får när man kör på väg. Så policyer sätter riktlinjerna och procedurerna är deras praktiska tillämpningar.
Skillnad mellan policy och procedur
Om du arbetar på en fabrik finns det policyer för att använda en maskin, men procedurer är den uppsättning åtgärder som du måste utföra när du använder maskinen i verkligheten. Faktum är att procedurer är steg för steg instruktioner som talar om för de anställda vad de ska göra och när de ska göra det i verkligheten. Policyer som omsätts till handling är procedurer.
Det finns uppenbara skillnader mellan policy och procedur.
Skillnader mellan policy och förfarande
• Policyer vägleder högsta ledningen i beslutsfattande, medan procedurer vägleder anställda till handling.
• Policyer kan ändras av ledningen, men procedurerna förblir i kraft och ska följas i Toto.
• Policyer återspeglar ett företags uppdrag och mål, medan procedurer är praktiska tillämpningar av dessa policyer.
• Policyer är gjorda av den högsta brass, medan procedurer görs i samråd med anställda.
