Verbal kontra skriftlig varning
Skillnaden mellan muntlig varning och skriftlig varning kan verka relativt tydlig vid första anblicken. Muntlig varning och skriftlig varning, särskilt i ett juridiskt sammanhang, representerar stadierna i en formell disciplinär och/eller korrigerande åtgärd. För de av oss som inte är bekanta med termerna, finns muntlig varning och skriftlig varning främst inom ett företags disciplinära policyer och de flesta företag utfärdar sådana varningar som en del av ett korrigerande förfarande. Traditionellt definieras termerna kollektivt som en serie steg som utförs för att disciplinera en anställd eller korrigera hans/hennes prestation på jobbet. Dessa steg är inte bara begränsade till muntliga och skriftliga varningar utan inkluderar även avstängning och/eller uppsägning. Den här artikelns oro är dock endast den muntliga och skriftliga varningen, som kan särskiljas genom att en muntlig varning föregår en skriftlig varning. Vidare måste det noteras att även om de flesta företag strikt följer dessa stadier av disciplinära åtgärder kan andra utföra sådana procedurer något annorlunda.
Vad är verbal varning?
Begreppet verbal varning har definierats som en varning som utfärdats till en anställd av medarbetarens chef eller arbetsledare angående disciplin och/eller prestationsfråga. Det utfärdas vanligtvis under ett samtal mellan den anställde och arbetsledaren. En verbal varning representerar det första steget i korrigeringsprocessen. Syftet med en sådan varning är att informera den anställde om hans/hennes prestation eller beteende och därigenom ge utrymme för korrigering av sådan prestation eller beteende. Det här problemet kan antingen vara ett brott mot företagets standarder eller regler, begåandet av mindre förseelser som ständig frånvaro eller utförandet av otillfredsställande arbete.
När en verbal varning utfärdas måste arbetsledaren eller chefen följa ett rättvist förfarande. Proceduren för att utfärda en muntlig varning kan skilja sig från företag till företag. Men i allmänhet bör den anta vissa steg som att utfärda varningen privat, ange problemet specifikt och ge den anställde möjlighet att förklara sin sida, tydligt ange förväntade prestationer och standarder som krävs av den anställde, och slutligen, dokumentera samtalet under vilket den muntliga varningen utfärdades. Denna dokumenterade muntliga varning måste vanligtvis innehålla den anställdes namn, datum för varningen, problemet och förväntad prestation. Dokumentation av en muntlig varning representerar en informell registrering av densamma, och den placeras i den anställdes akt. Det yttersta syftet med en verbal varning är att ge den anställde ytterligare en möjlighet att korrigera sitt beteende eller prestation. Det är som att få en andra chans.
Verbal varning utfärdas under en konversation
Vad är en skriftlig varning?
I enkla termer är en skriftlig varning en varning som utfärdas i skriftlig form. Det definieras traditionellt som ett brev skrivet till en anställd. Denna typ av brev anger specifikt problemen i förhållande till hans/hennes prestation eller beteende och beskriver konsekvenserna om sådant beteende eller prestation inte korrigeras eller förbättras inom en viss period. En skriftlig varning representerar det andra steget i processen med korrigerande och disciplinära åtgärder. I allmänhet följer en skriftlig varning efter en muntlig varning. Den anställde har alltså redan fått en muntlig varning och bristen på förbättring eller underlåtenhet att korrigera beteendet i fråga resulterar i en skriftlig varning. Därför är en skriftlig varning allvarligare än en muntlig varning.
Företag utfärdar en skriftlig varning i situationer där den muntliga varningen som tidigare utfärdats har misslyckats med att rätta till nämnda problem, eller där den anställde har upprepat samma förseelse eller överträdelse. Skriftliga varningar ges vanligtvis i fall som hänför sig till frånvaro, grovt språkbruk, skada på företagets egendom, otillfredsställande prestation, bristande punktlighet och andra inklusive brott som våld eller droganvändning. Vanligtvis måste den anställde underteckna meddelandet som innehåller den skriftliga varningen och en kopia av den läggs upp på den anställdes register och ges till personalavdelningen.
Skriftlig varning utfärdas skriftligen
Vad är skillnaden mellan verbal och skriftlig varning?
Definition av verbal och skriftlig varning:
• En verbal varning är en varning som ges av en arbetsledare eller chef för en anställd i samband med en fråga som rör den anställdes beteende eller prestation på jobbet.
• En skriftlig varning är ett brev utfärdat av företaget som anger problemet med den anställdes beteende eller prestation och konsekvenserna om det inte åtgärdas.
Medium:
• Verbal varning är en muntlig varning.
• Skriftlig varning är en varning gjord med skrift.
Beställning:
• En muntlig varning utfärdas först om det finns något problem med disciplin och/eller prestationsförmåga.
• En skriftlig varning utfärdas efter en muntlig varning och i händelse av att medarbetaren har misslyckats med att korrigera sina handlingar trots den muntliga varningen.
Syfte:
• Syftet med en muntlig varning är att informera den anställde om hans/hennes prestations- eller beteendeproblem och därigenom ge möjlighet att rätta till honom/henne.
• En skriftlig varning utfärdas för att informera om konsekvenserna om nämnda beteende eller prestandaproblem inte korrigeras eller förbättras inom en specifik period.
Issues:
• Muntliga varningar utfärdas i situationer som brott mot företagets standarder eller regler, begångna av mindre förseelser som konstant frånvaro eller utförandet av otillfredsställande arbete.
• Skriftliga varningar utfärdas i situationer som hänför sig till frånvaro, grovt språkbruk, skada på företagets egendom, otillfredsställande prestation, bristande punktlighet och andra, inklusive brott som våld eller droganvändning.
