Kort rapport kontra lång rapport
Att skriva en rapport i näringslivet är en nödvändighet och det finns tillfällen då du som företagsledare måste skriva en detaljerad rapport och även tillfällen då du behöver förmedla kortfattad information på ett sammanfattat sätt. Dessa är kända som korta rapporter och långa rapporter och även om de kan innehålla liknande information finns det skillnader i format, stil, djup och naturligtvis längden. Låt oss titta närmare på de två typerna av rapporter.
Syftet med varje rapport, vare sig den är lång eller kort, är att vara tydlig så att den information som är avsedd att föras vidare är lätt att förstå. Att skriva en rapport är en färdighet som är ett måste för alla professionella chefer. Det måste förstås att en rapport presenterar fakta och siffror och att det inte är att trycka på för ett argument som är fallet i en uppsats. Varje läsare har inte en evighet på sig att läsa en rapport i lugn och ro och som sådan måste varje rapport, vare sig den är lång eller kort, använda korta och koncisa stycken med rubriker och underrubriker och viktiga punkter understrukna för att betona deras betydelse.
En kort rapport kallas även informell rapport medan en lång rapport ibland kallas formell rapport. En kort rapport är ofta inte mer än en enda sida med påstående som innehåller fakta och siffror på det mest kortfattade sättet. En kort rapport är som en promemoria och behöver inget omslag. Denna rapportstil är ofta avslappnad och avslappnad. Skrivstilen inkluderar användning av första person som jag och vi i skarp kontrast till långa rapporter där fullständiga namn på personer används.
En lång rapport har alltid en titel, inledning, brödtext och sedan avslutning. Den är alltid mer än en sida lång. Den innehåller ibland ett följebrev som nämner alla detaljer som ingår i den långa rapporten. I slutet av den långa rapporten finns bibliografi och bilaga. Det är vanligt att få en lång rapport utskriven och inbunden med hårt pärm. Tonen i en lång rapport är återhållsam och dyster i motsats till ett kort brev.
