nyckelskillnad – RFI RFP vs RFQ
RFI, RFP och RFQ är tre typer av dokument som används i urvalskriterier för projekt. Vissa projekt använder alla tre dokumenten för att välja leverantörer, ta emot projektförslag och offerter från dem. RFI, RFP och RFQ är viktiga verktyg som kan användas för att uppnå en framgångsrik inköpslösning. Den viktigaste skillnaden mellan RFI, RFP och RFQ är att RFI (Request For Information) är ett dokument som används för att samla in information från olika leverantörer för att bestämma från vilken leverantör företaget ska köpa produkter eller tjänster medan RFP (Request For Proposal) är en dokument där företaget begär detaljerade och jämförbara förslag från olika leverantörer för en definierad produkt eller tjänst och RFQ (Request For Quotation) är ett konkurrenskraftigt anbudsdokument som används för att bjuda in leverantörer att lämna ett anbud på projekt.
Vad är RFI?
RFI (Request for Information) är ett dokument där information från olika leverantörer samlas in för att avgöra från vilken leverantör företaget ska köpa produkter eller tjänster. Denna metod blir användbar när det finns många potentiella leverantörer att välja mellan. Detta gör att organisationen kan lista potentiella leverantörer och välja den eller de mest lämpliga leverantörerna. Komponenter i en RFI listas nedan.
- Innehållsförteckning
- Introduktion (syfte med RFI)
- RFI:ns omfattning
- Mall att slutföra
- Detaljer om nästa steg
T.ex. Company K är en advokatbyrå som vill bygga två nya kontor i två städer. Företag K identifierar fem potentiella leverantörer som kan slutföra byggandet av kontoren. Företag K känner inte till grundliga detaljer om någon av dessa leverantörer och skickar därför ut en RFI för att få mer information om dem.
Vad är RFP?
RFP (Request for Proposal) är ett dokument där företaget begär detaljer om omfattande och jämförbara förslag från olika leverantörer för en definierad produkt eller tjänst. Det är ett heltäckande dokument som ska tillhandahålla all nödvändig information som behövs för att fatta ett välgrundat köpbeslut. Företaget bör lägga tillräckligt med tid på detta för att lista ut alla specifikationer som de vill veta från leverantörerna. RFP kommer att begäras efter att en RFI har genomförts. Följande kriterier bör inkluderas i en offertförfrågan.
- Innehållsförteckning
- Grundläggande information om kunden och processen
- Projektets omfattning
- Avsedd tidsram för projektet
- Företagskrav
- Budget för projektet
- Kvalitetsspecifikationer
- Inlämningskriterier
- Utvärderingsstandarder
Fortsättning från exemplet ovan, T.ex. Företag K får informationen från de fem potentiella leverantörerna och beslutar att tre leverantörer uppfyller företagets krav. K vill veta detaljerna i projektförslagen från var och en av de tre leverantörerna och skickar därför ut en RFP.
Vad är offertförfrågan?
RFQ (Request for Quotation) är ett konkurrenskraftigt anbudsdokument som används för att bjuda in leverantörer att lämna anbud på projekt. En offertförfrågan bör innehålla en teknisk specifikation tillsammans med kommersiella krav. RFQ kallas också IFB (Invitation for Bid). Vanligtvis föregås en offertförfrågan av en offertförfrågan där de utvalda leverantörerna uppmanas att lämna en mer detaljerad prisuppgift. Följande komponenter bör inkluderas i en offertförfrågan.
- Inbjudan till offert
- Offertspecifikation
- Prisuppgift
- Utvärderingskriterier
Fortsättning från exemplet ovan, T.ex. Efter att ha utvärderat alla tre projektförslagen föredrar K två leverantörers förslag. K bestämmer sig därför för att be om en offert från respektive leverantör och skickar ut en RFQ.
Figur 01: Mall för en RFQ
Vad är skillnaden mellan RFI RFP och RFQ?
RFI vs RFP vs RFQ |
|
| Återbetalning | |
| RFI | RFI är ett dokument som används för att samla in information från olika leverantörer för ett projekt. |
| RFP | RFP är ett dokument som används för att begära detaljerade och jämförbara förslag från olika leverantörer för projektet. |
| RFQ | RFQ är ett konkurrenskraftigt anbudsdokument som används för att bjuda in leverantörer att bjuda på projektet. |
| Need for Comprehensive Pricing Information | |
| RFI | På RFI-stadiet är behovet av omfattande prisinformation mycket begränsat eftersom företaget inte vet om leverantörerna kommer att vara villiga att lägga bud. |
| RFP | RFP Stage kräver prisinformation som en del av projektförslaget. |
| RFQ | I RFQ-stadiet krävs en mycket omfattande prisinformation. |
| Level of Supplier Association | |
| RFI | Leverantörsförening uppmuntras i RFI |
| RFP | Leverantörsförening begärs i RFP-stadiet via projektförslag. |
| RFQ | I RFQ-stadiet är sammanslutningen av leverantörer avgörande eftersom efter detta steg bestämmer företaget vilken leverantör som ska lägga ut projektet på entreprenad. |
Sammanfattning – RFI vs RFP vs RFQ
Skillnaden mellan RFI RFP och RFQ beror på om dessa dokument används för att få information från leverantörer (RFI), för att begära ett projektförslag (RFP) eller för att begära en offert (RFQ). Med den ökade internetanvändningen behandlar de flesta företag dessa dokument fullständigt via internet. Att välja de mest lämpliga leverantörerna bland många är fortfarande viktiga kriterier för att få bästa möjliga pris och kvalitet. Sådana urvalskriterier kan dock ta en betydande tidsperiod.
